6 Dicas Práticas para Reduzir Custos com SaaS
Com o aumento da adoção de soluções SaaS (Software as a Service), empresas de todos os tamanhos estão desfrutando de flexibilidade, escalabilidade e maior eficiência. No entanto, esse crescimento vem acompanhado de um desafio significativo: o aumento dos custos desnecessários com assinaturas SaaS mal gerenciadas ou subutilizadas. Para os profissionais de TI, o controle desse ambiente é essencial para garantir que cada investimento em SaaS traga valor real ao negócio.
Neste artigo, exploraremos estratégias práticas para reduzir custos, evitar desperdícios e otimizar o uso de assinaturas SaaS em sua empresa.
- Realize Auditorias Regulares de Uso
A primeira etapa para otimizar os gastos com SaaS é entender o que está sendo usado. Muitos softwares são adquiridos para resolver problemas temporários ou por departamentos que acabam não utilizando totalmente o serviço.
Ferramentas de gerenciamento de SaaS: Use ferramentas de gerenciamento de assinaturas SaaS para monitorar ativamente o uso. O MattZero fornece visibilidade sobre quais aplicativos estão em uso e por quem, permitindo identificar assinaturas não utilizadas ou duplicadas.
Auditorias periódicas: Realize auditorias trimestrais para identificar assinaturas subutilizadas e cancelá-las ou ajustar seus planos.
- Centralize a Gestão de Assinaturas SaaS
Muitas vezes, os diferentes departamentos de uma empresa adquirem assinaturas de forma isolada, sem coordenação com a equipe de TI. Isso leva a duplicidade de soluções ou, em alguns casos, à assinatura de ferramentas que oferecem funcionalidades redundantes.
Criação de um inventário centralizado: Centralizar a gestão de assinaturas SaaS permite controlar o que foi adquirido, evitar compras duplicadas e negociar melhores contratos.
Catálogo de aplicativos aprovados: Estabeleça um catálogo de softwares aprovados que atenda às necessidades da empresa, evitando que equipes adquiram soluções fora do controle de TI.
- Otimize Planos e Contratos de Assinatura
Muitas empresas acabam pagando por recursos que não utilizam ou assinam pacotes maiores do que o necessário. Revisar os planos de assinatura com base no uso real é uma maneira eficiente de reduzir custos.
Negociação com fornecedores: Negocie com os fornecedores para ajustar os planos de acordo com as necessidades reais da empresa. Fornecedores de SaaS muitas vezes oferecem descontos para assinaturas anuais ou para empresas que centralizam suas compras.
Reduzir licenças desnecessárias: Avalie a quantidade de licenças compradas versus as licenças realmente em uso e considere reduzir o número de licenças inativas.
- Automatize a Gestão de Renovações
A renovação automática de assinaturas é uma armadilha comum. Serviços continuam sendo pagos mesmo após seu uso ser desnecessário ou obsoleto. Automatizar o processo de renovação, com alertas antes das renovações, garante uma revisão cuidadosa de cada assinatura.
Ferramentas de automação: Ferramentas de gerenciamento SaaS podem ser configuradas para alertar quando uma renovação está próxima, permitindo tempo suficiente para avaliar a necessidade de continuar ou não com a assinatura.
Política de revisões de renovações: Estabeleça uma política que exija revisões de todas as renovações de SaaS, garantindo que as assinaturas só sejam renovadas quando forem absolutamente necessárias.
- Implemente Governança e Políticas de TI
O crescimento do SaaS não regulamentado pode gerar um caos financeiro. Para evitar desperdícios, é crucial implementar uma governança clara para o gerenciamento de SaaS, incluindo diretrizes para a aquisição, uso e descontinuação de serviços.
Política de aquisição de SaaS: Desenvolva uma política que exija aprovação da equipe de TI ou de compras antes de qualquer nova assinatura, garantindo que todas as soluções estejam alinhadas com a estratégia de TI da empresa.
Treinamento de equipes: Eduque seus colaboradores sobre a importância do uso consciente de SaaS e como podem ajudar a empresa a evitar custos desnecessários.
- Consolidação de Ferramentas e Integração
Em muitas empresas, há uma sobreposição de soluções SaaS que realizam funções semelhantes. Consolidar essas ferramentas pode ajudar a reduzir custos, além de simplificar a gestão.
Identificação de redundâncias: Analise as soluções SaaS em uso e identifique ferramentas com funcionalidades semelhantes que podem ser consolidadas em uma única solução mais abrangente.
Integração de plataformas: Use plataformas SaaS que ofereçam integração com outras soluções já utilizadas, facilitando o fluxo de trabalho e aumentando o valor entregue.
O crescimento exponencial do SaaS trouxe benefícios indiscutíveis, mas também criou novos desafios na gestão de custos. Para os profissionais de TI, é fundamental garantir que as assinaturas SaaS sejam bem geridas e tragam valor tangível à empresa. A fim de auxilia-los na gestão de SaaS em suas companhias, o MattZero os convida para uma conversa. Para agendar com um de nossos especialistas, basta clicar neste link.
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