Com a ascensão do Office 365, o mundo da produtividade no escritório passou por transformações profundas. Em uma era digital onde a colaboração remota e o acesso aos documentos em qualquer lugar são vitais, o Office 365 se destaca como uma solução abrangente. Vamos explorar o que é o Office 365, como evoluiu ao longo dos anos e os benefícios que oferece.

O que é o Office 365?

O Office 365 é mais do que apenas um conjunto de aplicativos e serviços baseados na nuvem oferecidos pela Microsoft. Ele é uma plataforma que integra uma variedade de aplicativos de produtividade, comunicação e colaboração, proporcionando uma experiência completa para usuários individuais, empresas e instituições educacionais.

Benefícios e vantagens do Office 365

• Flexibilidade: Com o Office 365, você pode acessar seus aplicativos e arquivos de qualquer lugar, a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e a colaboração em equipe.
• Atualizações contínuas: Com o modelo de assinatura, você sempre terá acesso às últimas atualizações e novos recursos, garantindo que esteja trabalhando com as versões mais recentes dos aplicativos.
• Colaboração eficiente: Ferramentas como o Microsoft Teams e o SharePoint facilitam a colaboração em equipe, permitindo o compartilhamento de arquivos, a comunicação em tempo real e a organização de projetos.
• Segurança avançada: O Office 365 oferece recursos avançados de segurança e conformidade para proteger seus dados e garantir a conformidade com regulamentações.

Componentes do Office 365

O Office 365 é composto por uma ampla variedade de aplicativos e serviços, cada um projetado para atender a diferentes necessidades de produtividade e comunicação.

• Microsoft Word: Para criar, editar e formatar documentos.
• Microsoft Excel: Para realizar cálculos complexos, criar gráficos e analisar dados.
• Microsoft PowerPoint: Para criar apresentações profissionais, com recursos avançados de design e animação.
• Outlook: Um cliente de e-mail avançado que oferece recursos de gerenciamento de contatos, calendário e tarefas.
• OneDrive: Um serviço de armazenamento em nuvem que permite armazenar, sincronizar e compartilhar arquivos com facilidade.
• Teams: Uma plataforma de comunicação e colaboração que integra mensagens instantâneas, videoconferências e compartilhamento de arquivos em um único ambiente.
• SharePoint: Uma plataforma de gerenciamento de conteúdo e colaboração que permite criar sites e portais personalizados para equipes e projetos.
• Planner: Uma ferramenta de planejamento e organização de tarefas que ajuda as equipes a gerenciar projetos de forma eficiente.
• Forms: Uma ferramenta para criar pesquisas, questionários e enquetes, facilitando a coleta de feedback e dados.
• Yammer: Uma rede social corporativa que permite a comunicação e colaboração entre os membros da organização.
• Stream: Uma plataforma de vídeo interna que permite o compartilhamento e a transmissão de vídeos dentro da organização.

Planos e preços do Office 365

O Office 365 oferece uma variedade de planos para atender às necessidades de diferentes usuários, desde indivíduos até grandes empresas.

• Planos pessoais: Para usuários individuais, com acesso aos aplicativos principais, armazenamento em nuvem e outras vantagens.
• Planos empresariais: Para empresas de todos os tamanhos, com ferramentas avançadas de colaboração, segurança e conformidade.
• Planos para educação: Para instituições educacionais, com recursos adicionais para professores, alunos e administradores.

Implantação e migração para o Office 365

Fazer a transição para o Office 365 é como dar um salto gigante para a modernização dos processos da empresa. Imagine ter todas as ferramentas necessárias para o trabalho em um só lugar, de forma integrada e acessível a partir de qualquer dispositivo. Com o Office 365, isso se torna realidade. Desde a comunicação fluida via Outlook e Teams até a colaboração simplificada com o SharePoint e OneDrive, cada parte da operação se torna mais suave e eficiente.

Vamos falar sobre como implementar o Office 365. É um processo empolgante, mas também requer algum planejamento e preparação. Primeiro, precisamos entender exatamente o que precisamos e como o Office 365 pode ajudar. É como fazer um esboço do nosso plano antes de começar.

Depois, vem a etapa de preparação. Aqui, estamos nos certificando de que temos todas as ferramentas certas e que nossa equipe está pronta para a mudança. É como garantir que estamos devidamente equipados para seguir em frente.

Então, é hora de colocar em prática! Durante a implementação, estaremos configurando tudo conforme planejado. Pode haver alguns obstáculos ao longo do caminho, mas com uma equipe dedicada e um plano sólido, podemos superá-los.

E, é claro, não podemos esquecer a parte mais importante: treinamento e suporte contínuo. Depois que tudo estiver configurado, precisamos garantir que todos saibam como usar o Office 365 da melhor maneira possível. Isso significa oferecer treinamento e estar sempre disponível para ajudar.

No final, o processo de implementação do Office 365 é sobre construir uma nova base para o sucesso da nossa empresa. E com o planejamento certo, a preparação adequada e um pouco de trabalho duro, tenho certeza de que vamos alcançar nossos objetivos.

Segurança e conformidade no Office 365

Ao adotar o Office 365, é fundamental considerar também a segurança e a conformidade. Garantir a proteção dos dados e o cumprimento das regulamentações é essencial para a tranquilidade e integridade da empresa.

Em termos de segurança, o Office 365 oferece uma gama abrangente de recursos para proteger os dados sensíveis da empresa. Isso inclui autenticação multifator, uma camada adicional de segurança que torna mais difícil para os invasores acessarem contas, além de proteção contra ameaças avançadas, como phishing e malware. Além disso, os controles de acesso granular permitem que os administradores personalizem permissões de acesso de acordo com as necessidades específicas de cada usuário, garantindo a segurança dos dados em todos os níveis.

Em relação à conformidade, o Office 365 é compatível com uma variedade de regulamentações globais, incluindo GDPR, HIPAA, ISO e SOC. Isso significa que as empresas podem confiar no Office 365 para manter a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao seu setor, garantindo a proteção dos dados do cliente e evitando possíveis penalidades por não conformidade.

Além disso, o Office 365 oferece uma ampla gama de recursos de suporte e aprendizado para ajudar os usuários a tirarem o máximo proveito da plataforma. Isso inclui canais de suporte dedicados, onde os usuários podem obter assistência técnica rápida e eficiente, bem como comunidades online onde podem compartilhar conhecimento e melhores práticas com outros usuários do Office 365.

Como e quais empresas utilizam o Office 365?

• Pequenas empresas: Para pequenas empresas, o Office 365 oferece uma maneira acessível e eficiente de gerenciar documentos e facilitar a comunicação interna. Por exemplo, elas podem usar o Microsoft Word e o Excel para criar e colaborar em documentos e planilhas importantes. O Outlook e o Microsoft Teams são utilizados para facilitar a comunicação entre os funcionários, agendar reuniões e compartilhar arquivos de forma rápida e segura.
• Empresas de médio porte: Para empresas de médio porte, o Office 365 vai além do básico, permitindo o gerenciamento de projetos e a colaboração em equipe de forma mais avançada. Elas podem usar ferramentas como o Microsoft Planner e o SharePoint para planejar e acompanhar projetos, atribuir tarefas e colaborar em documentos em tempo real. Além disso, o Microsoft Teams facilita a comunicação e a colaboração entre equipes, permitindo que trabalhem juntas de forma mais eficiente, independentemente da localização.
• Grandes corporações: Para grandes corporações, o Office 365 oferece recursos avançados de integração de sistemas e segurança. Elas podem integrar o Office 365 com outros sistemas empresariais, como CRM e ERP, para criar fluxos de trabalho automatizados e aumentar a eficiência operacional. Além disso, o Office 365 oferece recursos avançados de segurança, como autenticação multifator e proteção contra ameaças avançadas, para proteger os dados confidenciais da empresa contra ataques cibernéticos.

Gestão Office 365

A gestão eficaz do Office 365 é essencial para empresas que buscam aproveitar ao máximo os benefícios dessa poderosa ferramenta de produtividade.

Embora o Office 365 ofereça uma ampla gama de recursos que podem impulsionar a colaboração, a comunicação e a eficiência operacional, é importante reconhecer que sua implementação e uso indiscriminado podem resultar em grandes gastos para a empresa. Sem um controle adequado, licenças não utilizadas, configurações desnecessárias e desperdício de recursos podem se acumular rapidamente, impactando negativamente o orçamento e a eficiência operacional da organização.

É aqui que o MattZero entra em ação como um aplicativo de gestão SaaS especializado, oferecendo visibilidade e controle sobre os ativos SaaS, incluindo o Office 365. Com o MattZero, as empresas podem monitorar e otimizar o uso do Office 365, identificar licenças subutilizadas, acompanhar gastos e garantir conformidade com políticas internas, garantindo assim uma gestão eficiente e econômica dessa ferramenta essencial.

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Histórico

A Microsoft anunciou o Office 365 pela primeira vez em outubro de 2010, começando com uma versão beta privada com várias organizações, levando a uma versão beta pública em abril de 2011 e alcançando a disponibilidade geral em 28 de junho de 2011, com um lançamento destinado originalmente a usuários corporativos . Enfrentando a concorrência crescente do serviço semelhante do Google , Google Workspace , a Microsoft projetou a plataforma para “reunir” seus serviços on-line existentes (como o Business Productivity Online Suite ) em “um serviço em nuvem sempre atualizado”, incorporando Exchange Server (para email), SharePoint (para redes sociais internas, colaboração e um site público) e Lync (para comunicação, VoIP e conferência). Os planos foram inicialmente lançados para pequenos negócios e empresas; o plano para pequenas empresas oferecia e-mail Exchange, SharePoint Online, Lync Online, hospedagem na web via SharePoint e o Web App com o plano empresarial também adicionando licenças por usuário para o software Office 2010 Professional Plus e suporte telefônico 24 horas por dia, 7 dias por semana. Após o lançamento oficial do serviço, os clientes do Business Productivity Online Suite tiveram 12 meses para migrar do BPOS para a plataforma.

Com o lançamento, uma versão atualizada da plataforma Office 365 foi lançada em 27 de fevereiro de 2013, expandindo o Office 365 para incluir novos planos voltados para diferentes tipos de negócios, juntamente com novos planos voltados para consumidores em geral, incluindo benefícios adaptados para Serviços ao consumidor da Microsoft, como o OneDrive (cuja integração com o Office foi um recurso importante do pacote de 2013). Os componentes do servidor foram atualizados para suas respectivas versões 2013, e a Microsoft expandiu o serviço Office 365 com novos planos, como Small Business Premium, Midsize Premium e Pro Plus. Um novo plano Office 365 Home Premium voltado para usuários domésticos oferece acesso ao pacote Office 2013 para até cinco computadores, juntamente com armazenamento expandido do OneDrive e 60 minutos de chamadas Skype mensais. O plano é voltado para consumidores comuns, principalmente aqueles que desejam instalar o Office em vários computadores. Foi introduzido um plano universitário, direcionado a estudantes do ensino superior. Com essas novas ofertas, a Microsoft começou a oferecer assinaturas pré-pagas do Office 365 em lojas de varejo, juntamente com as edições normais e com licença perpétua do Office 2013 (que são licenciadas apenas para uso em um computador e não recebem atualizações de recursos).

Em 19 de março de 2013, a Microsoft detalhou seus planos para fornecer integração com a plataforma de rede social corporativa Yammer (que havia adquirido em 2012) para o Office 365, como a capacidade de usar um logon único entre os dois serviços, feeds compartilhados e agregação de documentos e a capacidade de substituir totalmente o feed de notícias e a funcionalidade social do SharePoint pelo Yammer. A capacidade de fornecer um link para uma rede Yammer a partir de um portal do Office 365 foi introduzida em junho de 2013, com integração mais pesada (como um aplicativo Yammer para SharePoint e logon único) a ser introduzida em julho de 2013.

Em 8 de julho de 2013, a Microsoft lançou o Power BI , um conjunto de ferramentas de inteligência de negócios e mineração de dados de autoatendimento para o Office 365, a ser lançado no final do ano. O Power BI é incorporado principalmente ao Excel, permitindo aos usuários usar a ferramenta Power Query para criar planilhas e gráficos usando dados públicos e privados , e também realizar geovisualização com dados do Bing Maps usando a ferramenta Power Map (anteriormente disponível como um plug-in beta conhecido como GeoFlow). Os usuários também poderão acessar e publicar relatórios e realizar consultas em linguagem natural nos dados. Como uma oferta por tempo limitado para certos mercados (mas excluindo principalmente os EUA), a Microsoft também ofereceu uma assinatura Xbox Live Gold gratuita de um ano com qualquer compra de uma assinatura do Office 365 Home Premium ou University, até setembro 28, 2013.

A partir de 15 de abril de 2014, a Microsoft renomeou o plano “Home Premium” para “Home” e adicionou um novo plano “Pessoal” para usuários únicos.

Em junho de 2014, a quantidade de armazenamento OneDrive oferecida aos assinantes foi aumentada de 20 GB para 1 terabyte. Em 27 de outubro de 2014, a Microsoft anunciou armazenamento OneDrive “ilimitado” para assinantes do. No entanto, devido ao abuso e a uma redução geral nas opções de armazenamento implementadas pela Microsoft, o limite de 1 TB foi restabelecido em novembro de 2015.

Em junho de 2016, a foi disponibilizado o Planner para lançamento geral. É considerado um concorrente do Trello e de outros serviços ágeis de colaboração em equipe.

Em abril de 2017, a Microsoft anunciou que com o fim do suporte principal para o produto em 13 de outubro de 2020, o acesso ao OneDrive for Business e aos servidores hospedados para Skype for Business ficará indisponível para aqueles que não usam o Office 365 ProPlus ou perpétuo no suporte convencional. Em julho de 2019, foi anunciado que o serviço hospedado Skype for Business Online seria descontinuado em 31 de julho de 2021, com os usuários sendo redirecionados para a plataforma de colaboração Microsoft Teams como sua substituição. Desde setembro de 2019, o Skype for Business Online não é mais oferecido a novos assinantes. Em outubro de 2017, o serviço Outlook.com Premium existente foi descontinuado e integrado exclusivamente no Office 365, com todos os assinantes pessoais e familiares sendo posteriormente atualizados para 50 GB de armazenamento.

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